وتتضمَّنُ الاتفاقيَّةُ التي وقَّعها أمينُ عام وزارة الاقتصاد الرَّقْمِيِّ والرِّيادة سميرة الزعبي ومديرُ عام مركز التوثيق الملكيِّ الأردنيِّ الهاشميِّ ريهام المصري مراحلَ عملٍ متكاملةً تشملُ جمعَ الوثائق وترميمَها ورقمنَتَها وأرشفتَها إلكترونيَّا؛ مما يُسهِمُ في تحسين إدارة الوثائق الحكوميَّة وتسهيل عمليَّة الوصول إليها من الجهات المعنية والمواطنين على حَدٍّ سَواء.
وتهدفُ عمليَّةُ أرشفة وثائق المؤسَّسات الحكوميَّة إلى الحفاظ على الوثائق من الضَّياع أو التلف الناجم عن العوامل البيئيَّة أو التلف الطبيعيَّ الذي قد يصيبُ الوثائقَ الورقيَّةَ بمرور الوقت، كما توفِّرُ الأرشفةُ الرَّقْمِيَّةُ مستوًى أعلى من الأمان مقارنةً بالوثائق الورقيَّة، التي يمكنُ فقدُها أو الاطِّلاعُ عليها بسهولة. إضافةً إلى ذلك، تتيحُ الأرشفةُ الرَّقْمِيَّةُ للموظفينَ الوصولَ السريعَ والسَّهلَ إلى الوثائق والمعلومات؛ مما يُحَسِّنُ الكفاءةَ التشغيليَّةَ ويُقلِّلُ من الوقت المستغرَق في البحث عن المستندات. وتُسهِمُ الأرشفةُ الرَّقْمِيَّةُ أيضًا في إلغاء الحاجة إلى تخزين الوثائق الورقيَّة؛ مما يوفِّرُ مساحاتٍ كبيرةً كانت مُخَصَّصَةً للأرشيف الورقيِّ وَيُحَسِّنُ استخدامَ المساحات المكتبيَّة داخلَ المؤسَّسات الحكوميَّة.
من جانبها أكَّدت الزعبي أهميَّةَ هذه الشراكة في دعم التحوُّل الرَّقْمِيِّ للمؤسَّسات الحكوميَّة عبرَ إنشاء أرشيف رَقْمِيٍّ متكاملٍ يتيحُ الوصولَ السريعَ والآمنَ إلى الوثائق الحكوميَّة، وذلك في إطار التزام الحكومة الأردنيَّة بدفع عجلة التحوُّل الرَّقْمِيِّ وتحقيقِ رؤيتها المستقبليَّة لتطوير الخدمات الحكوميَّةِ وزيادة كفاءة الأداء الحكوميِّ بما يتماشى مع أفضل الممارسات العالميَّة في مجال التحوُّل الرَّقْمِيِّ ،كما أعربت الزعبي عن تقديرها لدور مركز التوثيق الملكيِّ الأردنيِّ الهاشميِّ الريِّاديِّ بِوَصفِهِ جهةً رائدةً في جمع الوثائق من مختلف المصادر وأرشفتها بأشكالها المختلفة وحفظها باستخدام أحدث الطرائق التكنولوجيَّة.
فيما أكَّدت مديرُ عام مركز التوثيق الملكيِّ الأردنيِّ الهاشميِّ بالوكالة ريهام المصري أنَّ هذه الاتفاقيَّةَ تأتي لتعزيز العمل المشترك بين الجهات المختصَّة تجاه حفظ الأرشيف الوثائقيِّ في مؤسَّسات الدولة، الذي يُمَثِّلُ جوهر َعمل المؤسَّسات وحقيقتَهُ من مصادره الأصليَّةِ عندما تصبحُ مُرَقْمَنَةً وَمُؤرشَفَةً؛ مما يتيحُ الاطِّلاعَ عليها واسترجاعَها، ويسمحُ للباحثينَ والمهتمين الوصولَ إلى البيانات وتحليلَها في زمنٍ قياسي، وعندما يتحقَّقُ ذلك نكون قد عزَّزنا الذاكرةَ الوطنيَّةَ وأسهمنا في بنائها؛ لتكونَ جسرًا معرفيًّا للأجيال القادمة وقاعدةَ بياناتٍ موثوقةً حَسَبَ المواصفات والمعايير المتَّبعة في ذلك.
