مهيرات تكتب: كيف تضمن الاستجابة الفعّالة تصويب المخالفات وتحقيق الشفافية المؤسسية؟

ومع ذلك، لا يمكن تحقيق هذه الأهداف إلا إذا كانت هناك آليات واضحة للتحقق من المخالفات وتصحيح الأخطاء عند حدوثها.

ما الذي يشكل استجابة فعالة للإبلاغ عن المخالفات، وكيف يتم التحقق منها، وما هو الدور الذي يلعبه أصحاب المصلحة في هذه العملية؟ هذه الأسئلة هي حجر الزاوية في الحوكمة الرشيدة والأداء التنظيمي في مختلف القطاعات.

ما هي الاستجابة الفعالة للإبلاغ عن المخالفات؟.

إن الاستجابة الفعالة للإبلاغ عن المخالفات هي عملية استباقية تهدف إلى تصحيح الأخطاء بطريقة شاملة ومدروسة، وليست رد فعل مؤقت لمشكلة عابرة.

ويتمثل الهدف من الاستجابة الفعالة في تصحيح أي مخالفات في العمليات الحكومية حتى لا تتكرر في المستقبل، بالإضافة إلى تحسين الكفاءة وضمان الاستخدام الأمثل للموارد. في الاستجابة الفعالة، تقوم المنظمة بتقييم شامل للأسباب الجذرية لكل خلل وتجري تعديلات مستمرة على سياساتها وإجراءاتها.

تتمثل الخصائص الرئيسية للاستجابة الفعالة في السرعة والشمولية والجدية، فعند اكتشاف الخرق، يجب الاستجابة له بسرعة مع وضع خطة واضحة لمعالجة الخرق في الوقت المناسب.

لا ينبغي أن تكون الاستجابة سطحية، بل يجب أن تغطي جميع جوانب الانتهاك ووضع إجراءات واضحة لمنع تكراره في المستقبل، ومن المهم التحلي بالشفافية في تنفيذ هذه الإجراءات حتى يشعر المواطنون وموظفو المؤسسة بالثقة والأمان.

كيف تتأكد من صحة الاستجابة؟

يبقى السؤال الأهم في عملية الإجراءات التصحيحية: تكمن الإجابة في آلية التقييم المستمر:

أولاً، يجب أن تخضع الإجراءات التصحيحية لمراجعة داخلية صارمة، حيث يقوم فريق متخصص من كل مؤسسة بتقييم ما إذا كانت القرارات المتخذة تعالج جوهر المشكلة أم أنها سطحية فقط. ويتبع هذه المراجعات تحليل شامل للنتائج المتوقعة والفعلية. بالإضافة إلى المراجعات الداخلية، فإن المراجعات الخارجية ضرورية لضمان دقة التصحيحات.

ويُستعان بمراجعي الحسابات المستقلين للتأكد من أن المنظمة تنفذ توصيات مراجعي الحسابات وتكافح الاحتيال بشكل شامل. ولا تقتصر عملية الضمان على عمليات التدقيق الداخلي والخارجي فحسب، بل تشمل أيضًا قياس الأداء بناءً على مقاييس دقيقة. وقد تتعلق هذه المؤشرات بالموارد المالية أو كفاءة الميزانية أو جودة الخدمات المقدمة للمواطنين.

إشراك أصحاب المصلحة مهم لكن كيف يتم إشراكهم ؟.

بالبداية يجب أن نعلم ان أصحاب المصلحة هم أفراد أو مجموعات من الأفراد الذين يتأثرون بشكل مباشر أو غير مباشر بقرارات المؤسسة ونتائجها. في مجال الإجراءات التصحيحية، يشمل أصحاب المصلحة الموظفين والمواطنين والمنظمين والموردين. ومن المهم إشراك هذه المجموعات في عملية الإجراءات التصحيحية لأن مشاركتهم تساعد على صياغة القرارات وضمان تنوع الآراء وتحقيق الحلول الأكثر فعالية. تعد مشاركة أصحاب المصلحة في عملية الإجراءات التصحيحية أمرًا أساسيًا لتحقيق الشفافية والمساءلة.

ويمكن أن يتم ذلك من خلال عدة قنوات، مثل الاجتماعات العامة للمسؤولين مع أصحاب المصلحة واستطلاعات الرأي التي تعكس آراء المواطنين حول الخدمات الإدارية.

بالإضافة إلى ذلك، تتيح قنوات الاتصال المباشر مثل الخطوط الساخنة ورسائل البريد الإلكتروني للمواطنين التعبير عن عدم رضاهم وآرائهم حول أداء المؤسسة. ما هي أساليب المتابعة لضمان التنفيذ السليم يمكن للمتابعة الدقيقة للإجراءات التصحيحية أن تضمن التحسين المستمر وتجنب الإهمال الذي قد يعيق تحقيق الأهداف.

يمكن تحقيق المتابعة الفعالة بعدة طرق، أولها إنشاء لجان متابعة خاصة لضمان التقييم المستمر للفعالية.

وستصدر هذه اللجان تقارير منتظمة عن التقدم المحرز في تصحيح المخالفات وتحديد المشاكل التي قد تنشأ في المستقبل. وبالإضافة إلى ذلك، يعد استخدام النظم الآلية لتتبع التقدم المحرز في الإجراءات التصحيحية أداة فعالة لتوفير الرصد في الوقت الحقيقي، حيث يتلقى الموظفون إشعارًا فوريًا عند تأخر الإجراءات. تجعل هذه الأنظمة عملية الإجراءات التصحيحية أكثر كفاءة وشفافية. في بعض الأحيان تكون الزيارات الميدانية غير المعلنة ضرورية للتأكد من أن التصحيحات تحدث بالفعل على أرض الواقع وليس فقط على الورق. وباختصار، فإن المعالجة الفعالة للاحتيال هي عملية شاملة لا تحد من ومن خلال الآليات الدقيقة والمتابعة المستمرة للتوصيات من خلال التقارير، تواصل المنظمة المضي قدمًا نحو تحقيق أهدافها بشكل مستدام، وتزيد من ثقة الجمهور في أنشطتها وتساهم في بناء دولة قوية قادرة على مواجهة التحديات المستقبلية.